一、 物资的验收入库 
1．物资到学院后库管员依据清单上所列的名称、数量进行核对、清点，经使用部门或请购人员及检验人员对质量检验合格后，方可入库。 
2．对入库物资核对、清点后，库管员及时填写入库单，经办人、资产科主管签字后，库管员、财务科各持一联做帐，采购人员持一联做请款报销凭证。 
3．库管要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库。 
a）未经主管院领导或部门主管批准的采购。 
b）与合同计划或请购单不相符的采购物资。 
c）与要求不符合的采购物资。 
4．因教学急需或其他原因不能形成入库的物资，库管员要到现场核对验收，并及时补填'入库单'。
二、物资保管 
1．物资入库后，需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放，做到'二齐、三清、四号定位'。 
a）二齐：物资摆放整齐、库容干净整齐。 
b）三清：材料清、数量清、规格标识清。 
c）四号定位：按区、按排、按架、按位定位。 
2．库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出 
原因并更正

3．库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对，确保报表数据的 
准确性和可靠性。
三、物资的领发 
1．库管员凭领料人的领料单如实领发，若领料单上部门负责人或分管领导未签字、字据不清或被涂改的，库管员有权拒绝发放物资。 
2．库管员根据进货时间必须遵守'先进先出'的原则。 
3．领料人员所需物资无库存，库管员应及时通知使用者，使用者按要求填写请购单，经相关领导批准后交计财处及时采购。 
4．任何人不办理领料手续不得以任何名义从库内拿走物资，不得在货架或货位中乱翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为。 
5．以旧换新的物资一律交旧领新；领用的各种工具均要上工具卡片，并由领用人和部门负责人签字。
四、物资退库 
1．由于教学计划更改引起领用的物资剩余时，应及时退库并办理退库手续。 
2．废品物资退库，库管员根据'废品损失报告单'进行查验后，入库并做好记录和标识。